1. Kapsam
İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikası(“Politika”); Tecmony nin kişisel veri işlediği süreçlere dâhil olan tüm Kurum müdürlük, birim ve çalışanları ile üçüncü tarafları kapsamaktadır.
İşbu Politika; Tecmony nin kişisel veriler üzerinde uygulayacağı tüm saklama ve imha faaliyetlerini kapsamaktadır.
İşbu Politika sadece kişisel verilerin imha ve saklama işlemleri için uygulanacaktır.
Kanun, Yönetmelik veya sair mevzuatın kısmen veya tamamen değiştirilmesi, tadil edilmesi, güncellenmesi veya yürürlükten kaldırılması durumunda Kurum, Politikayı yeni Kanun, Yönetmelik veya mevzuata uyumlu olacak şekilde güncelleyerek değiştirecektir.
2. Tanımlar
İşbu Politikanın uygulanmasında kullanılan kavramlar aşağıda yer verilen anlamları ifade eder;
- Alıcı grubu:
- Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişilerin oluşturduğu gruptur.
- İlgili kullanıcı:
- Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
- İmha:
- Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.
- Kanun:
- 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur.
- Kayıt ortamı:
- Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamdır.
- Kişisel veri envanteri:
- Tecmony nin iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdığı envanterdir.
- Kurul:
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.
- Periyodik imha:
- Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda işbu Politika’ da belirtilen belirli zaman aralıklarında Tecmonytarafından resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemidir.
- Sicil:
- Başkanlık tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicilidir.
- Veri kayıt sistemi:
- Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.
- Veri Sorumlusu:
- Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
- Yönetmelik:
- Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’tir.
3. Amaç ve Kapsam
İşbu Politika, Kanunun 7.maddesi uyarınca oluşturulan Yönetmelik içerisinde yer alan kişisel verilerin imhasından sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiler hakkında uygulanır ve Tecmony nin sözleşmelere bağlı olarak sorumlu kıldığı üçüncü kişiler tarafından uyulması gereken esasları belirler.
Yönetmelik uyarınca Tecmony, Sicil’e kayıt yükümlülüğü olan bir Veri Sorumlusu olarak, uhdesinde bulunan kişisel verileri kişisel veri envanterine uygun bir şekilde saklamak ve gerektiğinde imha etmek için işbu Politika’yı hazırlamak ve uygun hareket etmek ile yükümlüdür.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler geçerli olacaktır:
Kanunun 4 üncü maddesindeki genel ilkelere uyulacaktır.
Tecmony, işbu Politika’yı hazırlamış olmanın tek başına kişisel verilerin Yönetmelik, Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak imha edildiği anlamına gelmeyeceğini kabul etmektedir.
Tecmony, kişisel verileri saklarken yahut silerken, yok ederken veya anonim hale getirirken Kanun’un 4 üncü maddesindeki genel ilkeler ile 12 nci maddesi kapsamındaki teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine ve Kurul kararlarına uygun hareket eder.
Tecmony, bünyesinde bulundurduğu kişisel verilerin amacı tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin imhası sırasında işbu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını taahhüt eder.
Tecmony, Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile ilgili, yasaların ön gördüğü gerekli her türlü asgari teknik ve idari tedbirleri alır. Söz konusu teknik ve idari tedbirler, kişisel verilerin saklanması ve imhası için kullanılacak yöntemlerle ilgili oluşturulan teknik kılavuzlarda tarif edilir.
4. Kayıt Ortamları
Bilgisayarlar / sunucular
Ağ cihazları,
Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı / paylaşımsız disk sürücüleri,
Mobil telefonlar ve içerisindeki tüm saklama alanları,
Kağıt,
Mikrofiş,
Yazıcı, Parmak izi okuyucu gibi çevre birimler,
Manyetik bantlar,
Optik diskler,
Flash hafızalar.
5. Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Durumlar
Aşağıda belirtilen kapsamda bir ihlal olması durumunda Potansiyel Güvenlik İhlal durumu kabul edilerek Tecmonytarafından ilgili güvenlik ihlal süreçleri işletilecek bunlara ilişkin rapor ve bildirimler gerekli görülen durumlarda Tecmonyyönetimi, Kurul ve ilgili kişisel veri sahipleri nezdinde paylaşılacaktır. Bu amaçla söz konusu rapor ve bildirimlerin yapılması için Tecmonynın ihlal yönetimi süreçleri uygulanacaktır.
Kanun’a Aykırılık
Tecmony, Kanun’un 5 ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesi şartlarındaki istisnalar mevcut olmadığı sürece;
Kanun’da belirtilen istisnalar dışında açık rızasını almadığı kişilerin kişisel verilerini saklamayacaktır.İstisna kapsamında veya açık rıza kapsamında işlenen verilerin işleme amacının ortadan kalkması ve/veya yasal saklama sürelerinin dolması halinde Tecmony bu kişisel verileri saklamayacak ve imha edecektir.
Kişisel Veri İşleme Şartlarının Ortadan Kalkması
Tecmony, veri işlenme şartlarının güncelliğinden sorumludur ve bu sorumluluğunu kişisel veri işleyen ilgili tüm çalışanları ile paylaşır.
Çalışanlar, veri işlenme şartlarının ortadan kalktığı durumlarda veri işlemeye devam etmeyecektir. Bu durumların tespiti ilgili iş biriminin önerisi ile KVKK Komitesi tarafından yapılır ve işbu Politika’ya uygun şekilde imha işlemi gerçekleştirilir.
Tecmony, aşağıda listelenen ve Yönetmelik içinde de belirtilen ilgili durumlarda veri işleme şartlarının ortadan kalktığını kabul eder:
İlgili mevzuatın kişisel verileri işlemeye esas teşkil eden hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması;
Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,
Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,
Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması,
Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
İlgili kişinin, Kanunun 11 inci maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verileri işleme faaliyetine ilişkin yaptığı usule uygun başvurunun kabulü,
Tecmony nin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin imhası talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami süre geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
6. Kişisel Verilerin İmhası
Kişisel verilerin imhası, aşağıda detaylıca açıklanan verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi şeklinde üç farklı şekilde yapılabilir.
Kişisel verilerin imhası sırasında, söz konusu kişisel verilerin bulunduğu bilgi sistemleri ve uygulama sahipleri tarafından verilecek bilgilendirme doğrultusunda KVKK Komitesi kişisel verilerin imhası için uygulanacak yönteme bu imhanın nedenine bağlı olarak yazılı karar verir. Bu yazılı karar gereğince işbu Politika’nın G) maddesindeki imha yöntemlerinden biri Kurul’un yayınladığı Kişisel Verilerin Silinmesi Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Rehberi’ne bağlı olarak uygulanır.
Kişisel verilerin saklanması ve imhası için kullanılacak yöntemlerle ilgili Tecmonyayrıca teknik kılavuzlar oluşturur ve bunların uygulanmasını sağlar.
Kişisel verilerin imhasının takibi Tecmonyiçerisindeki ilgili veri sahibi iş biriminin sorumluluğundadır. Veri sahibi iş birimi, verilerin imhası için denetimi kendisi tarafından yapılmak kaydıyla Tecmonynın farklı birimlerinden destek alır.
Kişisel Verilerin Silinmesi
Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi; söz konusu kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçasını teşkil eden ve otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi sürecinde, yasal saklama süreleri göz önünde bulundurularak silme işlemine konu olacak kişisel veriler belirlenir. Tecmonykişisel verilere erişim ve yetkilendirme anlamında Tecmony nin mevcut durumda bilgi sistemleri ve uygulamaları üzerinde yürütmekte olduğu rol ve yetki matrisleri dahilinde güncellemelerini yapar ve ilgili kullanıcıları tespit eder. İlgili Kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkileri ve yöntemleri bu kapsamda tespit edilir.
Tecmony Yazılım Bilişim ve Danışmanlık Hizmetleri Limited Şirketi, kişisel verileri sildiği durumlarda, verileri hiçbir şekilde erişilemez veya tekrar kullanılamaz hale getirir. Tecmony, bu işlemi yaparken verilerin hiçbir kullanıcı tarafından erişilemez veya tekrar kullanılamaz olduğunu garanti eder.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Yok etme işlemi, Tecmony nin verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır. Tecmony bu verileri tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirmekle yükümlüdür.
Kağıt ve mikrofiş ortamları için bu işlem gerçekleştirilirken ortamı kağıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölünerek yok edilecektir. Ayrıca, Tecmony bu kapsamda Üçüncü Taraflardan imha hizmeti alabilir.
Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi
Anonim hale getirme işlemi, Tecmony nin kişisel verileri tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Tecmony, ilgili veri kümesindeki tüm doğrudan ve/veya dolaylı tanımlayıcıları çıkartarak ya da değiştirilerek, ilgili kişinin kimliğinin saptanabilmesinin engelleyerek bir grup veya kalabalık içinde ayırt edilebilir olma özelliğini, bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde kaybetmesini sağlar.
Verilerin anonimleştirilmesi sırasında Tecmony, tek yönlü fonksiyonlar ile şifreleme gibi yöntemler kullanabilir.
7. Kişisel Verilerin İmha Yöntemleri ve Süreci
Kişisel verilerin imhası için Tecmony Yazılım Bilişim ve Danışmanlık Hizmetleri Limited Şirketi tarafından aşağıdaki yöntemler uygulanır.
Kişisel verilerin imhası sırasında Tecmonyvereceği yazılı karara göre aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek imhayı gerçekleştirir:
Üzerine Yazma
Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine yazılımlarla en az 7 kez 0 ve 1’lerden oluşan rassal veriler yazılarak eski verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.
Manyetize Etme
Manyetik medyanın yüksek değerde manyetik alanda fiziksel değişime sokularak üzerindeki verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.
Fiziksel Yok Etme
Optik medya veya manyetik medyanın eritme, toz haline getirme, öğütme ve benzeri işlemlerle fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Manyetize etme veya üzerine yazma metotlarının başarısız olduğu durumlarda uygulanabilir.
Bulut İmhası
Bulut sistemler üzerinde tutulan kişisel verilerin imha bildiriminin anlaşmalı servis sağlayıcıya yapılmasının ardından kişisel verilerin şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının imha edilmesi işlemidir.
Çevresel Sistemlerde Yer Alan Kişisel Verilerin İmhası
Yazıcı, parmak izi ünitesi, kapı giriş turnikesi gibi sistemler içerisinde yer alan kişisel verileri barındıran mevcut ise iç ünite, mevcut değil ise tüm cihaz üzerinde üzerine yazma, manyetize etme veya fiziksel yok etme uygulanarak yapılması gereken imha işlemidir. Bu tip imhaların, cihazların yedekleme, bakım ve benzeri işlemlere tabi olmasından önce uygulanması zorunludur.
8. Saklama ve İmha Süreleri
Periyodik İmha ve Yasal Saklama Süreleri
Yasal saklama ve imha sürelerini dolduran fiziksel ve elektronik veriler, periyodik olarak imha edilir. Tecmony, imha işlemlerini altı aylık dönemler hâlinde resen gerçekleştirir.
Periyodik imha sırasında baz alınacak yasal saklama süreleri, ilgili mevzuatın gereklerine göre, sözleşme hükümleri ve şirket politikaları şartlarına göre belirlenir. İmha işlemi, imha yükümlülüğünün doğmasını takiben ilk Periyodik imha sırasında uygulanır.
İmha edilen kişisel verilere ilişkin tüm işlemler kayıt altına alınır ve bu kayıtlar 3 yıl süre ile saklanır.
Veri Sahiplerinin Talep Etmesi Durumunda İmha Süreci
Veri sahiplerinin Tecmony ye başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imhasını talep ettiği durumlarda, kişisel verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder. Söz konusu kontrol sonucunda;
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamının ortadan kalktığı anlaşılırsa, talebe konu kişisel veriler işbu Politika’da belirtilen karar ve yöntemlere uygun olarak en geç otuz gün içinde imha edilir ve ilgili kişiye bilgi verilir.
Kişisel verileri işleme şartlarının ortadan kalktığı ve talebe konu olan kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarıldığı anlaşılmışsa Tecmony bu durumu ilgili üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Tecmony ilgili veri sahibine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.
Veri sahiplerinden gelecek taleplerin karşılanması ve yanıtlanması amacıyla Tecmonybünyesinde Kişisel Veri Sahiplerinden Gelen Talep ve Şikâyetlerin Yönetimi süreci yürütülür.
9. Saklama ve İmha Süreçlerinde Yetkilendirme
KVKK Komitesi: Bilgi Güvenliği Ekip Lideri başkanlığında ayda bir kez toplanır. Kişisel verilerin saklanması ve imhası konusunda ilgili iş birimleriyle beraber çalışılarak politika ve yöntemler hakkında karar verir, Politika ve eklerinin güncel tutulmasına sağlar, gerekli durumlarda Tecmonyin Süreç Yönetimi, diğer birimlerle yakın çalışarak Politika’nın Kanun ve Yönetmeliğe uygun ve doğru şekilde yürütülmesini temin eder.
Bilgi teknolojileri: Politika’da belirtilen karar ve yöntemler ışığında ilgili imha ve saklama süreçlerinin Kanun ve Yönetmeliğe uygun şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.
İlgili iş birimleri: Kişisel verilerin saklanması ve imhası konusunda politika ve yöntemlerin belirlenmesi için görüş ve gerekçelerini belirtir ve bu Politika nezdinde yürütülmesi aksiyonların takibini yapar.
10. Politika’da Yapılacak Değişiklikler
Tecmony, Politika üzerinde yaptığı değişiklikler incelenebilecek olacak şekilde güncellenen Politika’yı e-posta yolu ile çalışanlarıyla paylaşacak ve kurumsal intranet üzerinden çalışanlarının erişimine sunacaktır.
11. Politika’nın Yürürlük Tarihi
İşbu Politika 10.05.2026 tarihinde yürürlüğe girmiştir.