Acil durum iletişim yönetimi
Deprem anında tüm personelinize kaç dakikada ulaşabilirsiniz?
Çoğu kurum bu sorunun cevabını ilk kez gerçek bir kriz sırasında öğrenir. Dr. Call, kurumların kendi çalışanlarına acil durumda ulaşması, durumlarını öğrenmesi ve kriz ekibini dakikalar içinde bir araya getirmesi için geliştirilmiş çok kanallı acil durum iletişim platformudur.
WhatsApp, SMS ve sesli arama aynı anda devreye girer; kime ulaşıldığı, kimin yanıt verdiği ve kimin durumunun hâlâ bilinmediği tek ekranda izlenir. Platform kapalı bir kullanıcı grubu için çalışır: kurumun personeli, kriz ekibi, vardiya amirleri. Halka açık bir uyarı sistemi değildir. Yaklaşımı bilgilendirme esaslıdır; sistem operatörü uyarır, kararı operatör verir. Bu çerçeve 2023’ten bu yana bankacılık ve enerji sektöründen kurumlarla yürütülen test ve tanıtım çalışmalarında şekillendi.
Kanallar
SMS (444 ya da kısa kod)
Sesli arama ve tuşla yanıt
Konferans köprüsü
Mobil uygulama (iOS, Android)
Microsoft Teams
Kimler için
Krizde ilk beş dakikanın sorumluluğunu taşıyan ekipler
Elde olan araçlar (telefon zinciri, toplu e-posta, operatör aramaları) kriz anında yavaşlar ve kimin ulaşılamadığını göstermez. Bir hastanede gece yarısı tatbikatında 132 kişiye manuel telefon zinciriyle ulaşılmaya çalışıldı: 45 dakika sonunda personelin yalnızca %41’ine ulaşılabildi (McGill University Health Centre, Prehospital and Disaster Medicine, 2018).
Bankacılık ve finans kriz ekipleri
İş sürekliliği planı gereği kriz ekibinin dakikalar içinde konferansta olması gerekir. Sistem ekibi arar, açanları köprüye bağlar, kimin eksik olduğunu gösterir.
Fabrika ve enerji tesisleri
Vardiya amirleri ve saha personeli lokasyon bazında gruplanır. Yangın paneli tetiklemesi ya da deprem verisiyle ilgili tesisin personeline aynı anda ulaşılır.
İSG ve iş sürekliliği birimleri
Acil durum planının iletişim ayağı tatbikatla sınanır, sonuç raporu sistemden alınır. Kime ne zaman ulaşıldığı zaman damgasıyla belgelenir.
Üç temel iş
Ulaş, durumu öğren, bir araya getir
Dr. Call bilinçli olarak dar tutulmuş üç iş yapar. Senaryolar kime nasıl ulaşılacağını, odalar nerede toplanılacağını tanımlar.
Bilgilendirme ve durum sorma
Sistem kişiye WhatsApp, SMS ve sesli aramayla ulaşır; güvende mi, yardıma ihtiyacı var mı diye sorar. Yanıt tuşlama ya da mesajla toplanır, ekranda kişi bazında gösterilir.
Giden konferans toplama
Kriz ekibi tek tek aranır, telefonu açanlar otomatik olarak aynı konferans odasına bağlanır. Savaş odası kimse numara çevirmeden kurulur.
Gelen konferans erişimi
Yetkili kişi sistemin sabit numarasını arar, arayan numarasıyla tanınır ya da PIN girer, ait olduğu odaya katılır. Kalıcı odaların kendi numarası ve PIN’i vardır.
Alarmdan rapora
Beş aşama, operatör müdahalesi gerekmeden
Zincirin tamamı dakikalar içinde ilerler. Yanlış alarm ihtimali de tasarımın parçasıdır: otomatik tetiklemeden sonra operatöre kısa bir iptal penceresi tanınabilir; acil durdurma yapıldığında personele düzeltme mesajı gider.
- TetiklemeAFAD ya da USGS’ten kurumun belirlediği büyüklük eşiğini aşan deprem verisi gelir, bina yangın paneli kuru kontak üzerinden sinyal verir ya da operatör senaryoyu elle başlatır.
- Hedef grupKimin aranacağı senaryoya bağlı gruplardan gelir: lokasyon, birim, görev. Personel listesi Active Directory, web servis veya Excel şablonuyla beslenir.
- Kanallar paralelWhatsApp, SMS ve sesli arama aynı anda çıkar. Her kanal diğerinin güvencesidir; internet yoksa SMS ve arama, hat meşgulse mesaj devrededir.
- Gerçek zamanlı takipHer kişi için bekliyor, aranıyor, ulaşıldı, yanıtladı, başarısız ve konferansta durumları anlık güncellenir. Güvende, yardım gerekli ve ulaşılamadı sayıları tek ekranda.
- Eskalasyon ve raporYanıt vermeyen personel yöneticisine bildirilir. Her mesaj, yanıt ve eskalasyon adımı zaman damgalıdır; tatbikat ve denetim raporu operasyon kaydından çıkar.
Ekranlar
Kriz masasının önündeki ekranlar
Görüntüler demo ortamından alınmıştır; kişi adları ve numaralar örnek veridir.
Operasyon takibi
Kim güvende, kim göreve hazır, kimin yardıma ihtiyacı var
Kriz yönetiminde asıl soru “mesaj gitti mi” değildir. Operasyon ekranı her kişinin iletişim durumunu ve verdiği yanıtı gösterir; güvende, yardım gerekli ve ulaşılamadı sayıları anlık toplanır. Konferansa kimin katıldığı, kimin düştüğü aynı yerde görünür.
- Filtre ve arama: bir birimin ya da lokasyonun durumu ayrı çıkarılır
- Kişi geçmişi: her kişinin iletişimi kanal kanal listelenir
Senaryo tetikleme
Senaryo seçilir, hedef grup ve kanallar onaylanır, operasyon başlar
Operatör hazır senaryolardan birini seçer; hangi grupların hangi kanallardan aranacağı ve mesaj metni önceden tanımlıdır. Otomatik tetiklemede aynı ekran iptal penceresi olarak çalışır.
- Yetkiler: süper yönetici, yönetici, alt yönetici, operatör
- Tatbikat modu: aynı senaryo tatbikat olarak işaretlenip çalıştırılır
Personel tarafı
Tek dokunuşla “güvendeyim” ya da “yardım gerekli”
Mobil uygulama bildirimi açar, kişi durumunu tek dokunuşla bildirir. Yardım gerekli seçildiğinde konum o yanıtla birlikte iletilir; başka hiçbir zaman konum takibi yapılmaz.
Sinyal mantığı
Her kanaldan gelen sinyal ayrı bir bilgi parçasıdır
Deprem anında ilk etkilenen şey internet altyapısıdır. Dr. Call kanalları paralel tetikler ve eşdeğer sinyalleri birleştirir; aynı bilgiyi iki kanaldan tekrar sormaz.
| Sinyal | Ne anlatıyor |
|---|---|
| WhatsApp tek tik | Telefon kapalı ya da internet yok. |
| WhatsApp çift tik | Telefon açık, mesaj ulaştı. |
| WhatsApp okundu | Mesajı gördü ama yanıt vermedi; meşgul ya da bilinçli. |
| SMS teslim edildi | Hat çalışıyor; internet olmasa da ulaşılabilir. |
| Arama açıldı, tuşladı | Yanıt verdi, durumunu bildirdi. |
| Arama açıldı, tuşlamadı | Kritik sinyal: kişi bilinçli olmayabilir, öncelikle işaretlenir. |
| Arama açılmadı | Telefonda değil ya da açamadı; sonraki kanal ve eskalasyon devreye girer. |
Entegrasyon ve kurulum
Mevcut altyapının üzerine kurulur
Personel listesi ve alarm kaynakları için ayrı bir veri girişi tutmak gerekmez.
Personel verisi
Kişi listesi elle, Active Directory eşitlemesiyle, web servisten ya da Excel şablonuyla yüklenir. Kim hangi senaryoda aranacak, gruplarla tanımlanır.
Tetikleyiciler
AFAD (Türkiye) ve USGS (küresel) deprem verisi eşik değerine göre senaryo başlatır. Bina yangın paneli kuru kontak girişiyle bağlanır. SCADA ya da Modbus gibi karmaşık entegrasyonlar çekirdeğe dahil değildir; proje bazında ele alınır.
Ses altyapısı
Aramalar ve konferans köprüsü Tecmony’nin ses geçidi üzerinde çalışır. Kurum kendi SIP hattını verir ya da Tecmony’nin operatör bağlantıları kullanılır. 444’lü numara ya da kısa kod tahsis edildiğinde SMS akışı o numaradan yürür.
Kurulum modeli
İki seçenek: kurumun kendi ortamında (ses geçidi Docker konteyneri olarak uygulamanın yanında çalışır) ya da Tecmony’nin işlettiği merkezî ortamda. Ses trafiği Türkiye’deki veri merkezinden çıkar.
Mevzuat ve kayıt
Kime ulaşıldığını belgelemek bir yükümlülük
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kurumlara acil durum planı ve iletişim düzeni yükümlülüğü getirir; AFAD tatbikat yükümlülükleri kapsamında kime ulaşıldığının belgelenmesi gerekir.
Dr. Call’da her mesaj, her yanıt ve her eskalasyon adımı zaman damgasıyla operasyon kaydına yazılır. Tatbikat, gerçek bir kriz beklemeden aynı senaryoların çalıştırılmasıdır; sonuç raporu sistemden alınır. Kayıt tasarımı yalnız-ekleme ilkesiyle kurulmuştur: geçmiş kayıt değiştirilemez, silinemez.
Dr. Call’ın yaptıkları
- Çok kanallı ulaşma ve durum toplama
- Giden ve gelen konferans köprüsü
- Otomatik tetikleme ve eskalasyon
- Zaman damgalı operasyon kaydı ve tatbikat raporu
- Active Directory, web servis ve Excel ile personel listesi
Bilerek yapmadıkları
- Sürekli konum takibi (konum yalnız “yardım gerekli” yanıtıyla gider)
- Sağlık izleme ya da çalışan performans takibi
- Halka açık uyarı yayını
- Operatör yerine karar verme; sistem uyarır, bloklamaz
- Sesli yanıtları konuşma tanımayla yorumlama (yol haritasında)
Birlikte çalışır
İlgili ürünler
Dr. Call mevcut iletişim altyapınızı kullanır; aşağıdakilerle birlikte kurulur.
WhatsApp Ürünleri
Bildirimlerin WhatsApp üzerinden gitmesini sağlayan altyapı seçenekleri.
Sık sorulanlar
Karar vermeden önce sorulanlar
Burada olmayan bir soru için bize yazın; cevabı buraya da ekleriz.
Personelimize hangi kanallardan ulaşıyor?
WhatsApp, SMS ve sesli arama paralel çıkar; mobil uygulama ve Microsoft Teams bildirimi de tanımlanabilir. Kanallar birbirinin yedeğidir: tek bir kanalın çalışmaması kimseyi kapsam dışı bırakmaz.
Deprem anında internet çökerse sistem çalışır mı?
Sistemin tek kanala bağlı olmamasının nedeni budur. SMS veri bağlantısı gerektirmez, şebeke ayakta olduğu sürece ulaşır; sesli arama okunmayan mesaj sorununu ortadan kaldırır. WhatsApp ve uygulama bildirimi veri bağlantısı olan personel için devrede kalır.
Alarm otomatik mi geliyor, birinin düğmeye basması gerekiyor mu?
İkisi de mümkün. AFAD ve USGS deprem verisi ile yangın paneli sinyali doğrudan sisteme düşer; hangi büyüklükten sonra hangi senaryonun çalışacağını kurum tanımlar. Tam otomatik mi yoksa operatör onaylı mı ilerleneceğine kurulumda birlikte karar verilir.
Kimin ulaşıldığını, kimin güvende olduğunu nasıl görüyoruz?
Personel yanıtını tuşlayarak ya da mesajla bildirir; operasyon ekranında her kişinin durumu anlık güncellenir ve güvende, yardım gerekli, ulaşılamadı sayıları toplanır. “Arama açıldı ama tuşlanmadı” gibi kritik sinyaller ayrıca işaretlenir.
Yanıt vermeyen personel için ne oluyor?
Mesajı ulaşmış fakat yanıt vermemiş personel eskalasyona girer ve yöneticisine iletilir. Her adım zaman damgalıdır; kriz sonrasında kime ne zaman ulaşıldığı geriye dönük belgelenir.
Kriz ekibini nasıl bir araya getiriyor?
İki yolla. Giden konferansta sistem ekibi arar ve açanları aynı odaya bağlar. Gelen konferansta yetkili kişi sistemin numarasını arar, arayan numarasıyla tanınır ya da PIN girer ve odaya katılır. Kalıcı odaların kendi numarası vardır; geçici odalar senaryo sırasında açılır.
Gerçek bir kriz beklemeden tatbikat yapabilir miyiz?
Evet, tatbikat sistemin olağan kullanımlarından biridir; aynı senaryo tatbikat olarak işaretlenip çalıştırılır. Sonuç raporu 6331 sayılı Kanun kapsamındaki acil durum planı ve AFAD tatbikat belgelendirmesinde kullanılır.
Personel listesini ayrıca girmemiz gerekiyor mu?
Gerekmez. Liste Active Directory’den eşitlenir, web servisten alınır ya da Excel şablonuyla yüklenir. Kimin aranacağı lokasyon, birim ve görev gruplarıyla tanımlanır.
Kendi kriz senaryonuzu canlı görün
Yaklaşık 30 dakikalık çevrim içi bir görüşmede alarm tetiklemesinden personel durum ekranına ve konferans köprüsüne kadar akışı kurumunuzun yapısına göre gösterelim. Ardından kendi personel sayınızla hedeflerinizi birlikte belirleriz.
Ya da doğrudan ulaşın: +90 (216) 912 00 79[email protected]