Продукты WhatsApp · Связанные устройства · Только для чтения
Архив корпоративной переписки в WhatsApp только для чтения
WAGEM помещает переписку WhatsApp на принадлежащих организации линиях в централизованный архив с явного согласия сотрудника. Сохраняются сообщения, медиафайлы, метаданные и записи звонков; через систему не отправляется ни одного сообщения. Переписка с номерами-исключениями, заранее указанными сотрудником, вообще не сохраняется.
Цель — не наблюдение, а корпоративная память: о чём говорили с клиентом, какие обязательства были приняты, какие файлы были отправлены. Даже после ухода сотрудника эти записи остаются в организации. Область применения намеренно ограничена; ниже мы подробно описываем все ограничения.
Область применения
Что входит и что не входит
Эти четыре ограничения — не ограничения продукта, а принцип проектирования. Так же устроен и код: вызова отправки нет, а согласие и исключения служат фильтрами при каждом чтении.
Только для корпоративного использования
WAGEM — решение для архивирования, предназначенное для организаций. Оно не разработано и не предлагается для индивидуального или личного использования.
Только принадлежащие организации номера
Архивирование выполняется на устройствах и номерах, принадлежащих организации. Личный телефон или личный номер сотрудника не входят в область применения.
Личные номера исключаются
До сканирования QR-кода сотрудник указывает номера-исключения, которые не следует архивировать (адвокат, семья, здоровье). Переписка один на один с этими номерами вообще не сохраняется и не оставляет следов в графе коммуникаций.
Только для чтения: сообщения не отправляются
Через WAGEM нельзя написать или отправить сообщение, не передаётся даже отметка о прочтении; система не вмешивается в существующую переписку. Платформа только сохраняет данные и предоставляет их для чтения.
Зачем
Почему корпоративный архив?
Корпоративная память
Общение с клиентом остаётся связанным не с конкретным человеком, а с организацией. Когда сотрудник покидает организацию, история отношений с клиентом не теряется.
Доказательства при возникновении споров
Данное обязательство, сообщённая цена или переданный документ предъявляются из архива вместе с датой и содержанием. Журнал аудита также фиксирует, кто и когда их просматривал.
Непрерывность при передаче дел
Сотрудник, принимающий диалог, видит его историю и продолжает общение; клиенту не приходится рассказывать всё заново.
Запись, доступная для аудита
В отраслях, где требуется хранить записи корпоративных коммуникаций, это обязательство выполняется централизованно, с ограниченным доступом и возможностью аудита.
Как это работает
Пять шагов от выбора сотрудника до аудита
Без согласия ничего не сохраняется; этот порядок также обеспечивается кодом.
- Выбирается сотрудникИз каталога Active Directory организации или вручную. Организация определяет, какие номера будут архивироваться.
- Информирование, согласие и список исключенийСотрудник читает текст информирования, даёт согласие и указывает номера-исключения, которые не следует архивировать.
- Подключение по QR-кодуQR-код сканируется через раздел «Связанные устройства» в WhatsApp на принадлежащем организации телефоне. Сотрудник продолжает пользоваться телефоном как обычно.
- Начинается поступление данных в архивПосле сканирования QR-кода сообщения, медиафайлы, записи звонков и групповые сообщения поступают в архив. История до QR-кода поступает в объёме, который позволяет устройство; это не гарантируется.
- Доступ и аудитСотрудник, руководитель и администратор видят данные в рамках своего охвата; каждый просмотр записывается в журнал аудита. При поступлении запроса на удаление по KVKK выполняется физическое удаление.
Интерфейсы
Архив, граф и просмотр контакта
Изображения получены из рабочей среды; данные контактов замаскированы.
Архив
Список чатов и поиск по всей организации
Сотрудник видит собственные чаты; администратор может выполнять поиск по всей организации по тексту сообщения, имени и типу файла, контакту или телефону и диапазону дат. Контакты отображаются не просто как номера, а под именами, указанными в WhatsApp.
Граф коммуникаций
Кто с кем общается от имени организации
По этому графу видно, через какого сотрудника ведутся отношения с клиентом, где сосредоточена интенсивность взаимодействия и кому передаётся процесс, когда нужна передача дел.
Контакт 360
Взаимодействие клиента со всеми сотрудниками на одном экране
При выборе номера клиента объединяются все контакты этого человека со всеми сотрудниками организации: какому сотруднику и что он написал, какой файл кому отправил, хронология и галерея медиафайлов. Если один и тот же файл отправлен двум сотрудникам, он хранится один раз, но отображается в двух местах.
Возможности
Что можно делать с WAGEM?
Вся память организации в WhatsApp находится в одном месте: от начала записи с согласия сотрудника до поиска любого прошлого разговора с помощью поиска.
Список согласий и исключений
Сотрудник видит текст информирования, его согласие регистрируется, и он указывает номера-исключения; только после этого создаётся QR-код. Согласие и исключения являются обязательными фильтрами при каждом чтении архива.
Сообщения, медиафайлы, звонки и группы
Архивируются личные и групповые чаты, отправленные файлы, записи звонков (направление, статус ответа, результат) и голоса в опросах. Запись сообщения, удалённого с помощью функции “Удалить у всех”, не удаляется — оно помечается как удалённое.
Глобальный поиск и имена контактов
Администратор выполняет поиск по всей организации по тексту, имени и типу файла, контакту и диапазону дат. Контакты отображаются с именами из WhatsApp.
Граф взаимодействий
Кто с кем общался: узлы сотрудников и клиентов, интенсивность взаимодействия и сотрудник, к которому следует обратиться для передачи дел.
Контакт 360
Взаимодействие внешнего контакта со всеми сотрудниками организации: единая временная шкала, разбивка по сотрудникам и файлы этого контакта.
Хранилище медиафайлов
Файлы хранятся с адресацией по содержимому: независимо от количества получателей один и тот же файл сохраняется один раз, а после удаления последней ссылки удаляется и физически.
Доступ на основе организационной структуры
Сотрудник видит свой архив, руководитель — архив своей команды, а администратор — архив всей организации. Правило учитывает не только роль, но и поддерево организационной структуры, период действия согласия и исключения; юридическое удержание (legal hold) имеет приоритет над этими правилами.
Неизменяемый журнал аудита
Кто какое сообщение или граф просматривал, что искал и что экспортировал: записи можно только добавлять, они подписываются цепочкой и впоследствии не могут быть изменены.
Удаление по KVKK: фактическое удаление
При поступлении запроса на удаление тело сообщения физически удаляется из базы данных, аналитическая проекция очищается, а ссылка на медиафайл отвязывается. Скрытие с помощью флага не считается достаточным.
Выбор сотрудников через Active Directory
Если включён LDAP, сотрудник выбирается из каталога организации; оттуда загружаются номер телефона, адрес электронной почты, отдел и должность. Обычный пользователь переходит по ссылке-приглашению, просматривает свою запись и самостоятельно подключает своё устройство.
Определение факта «Сотрудник покинул организацию»
Когда на устройстве выполняется выход из WhatsApp, это отображается в панели администратора; состояние линии и актуальность охвата отслеживаются в одной панели.
Резервное копирование и ротация ключей
Тела сообщений хранятся в зашифрованном виде; ключ шифрования можно ротировать, резервные копии создаются регулярно, а если очередная копия не создана, срабатывает сигнал тревоги.
Защита данных и ограничения
Рамки KVKK и то, чего WAGEM не делает
Для продукта архивирования вопрос “что мы не гарантируем” так же важен, как и вопрос “что мы делаем”. В левом столбце описана правовая база, в правом — ограничения.
Рамки KVKK
- Роли: организация является контролёром данных, а Tecmony — обработчиком данных. Определение архивируемых линий, информирование сотрудников и процесс управления согласием относятся к ответственности организации; Tecmony обеспечивает техническую возможность реализации этого процесса.
- Согласие можно отозвать, предусмотренное законом хранение — нельзя: сохранение записи в организации после ухода сотрудника зависит не от согласия, а от отдельно определяемой организацией политики в отношении хранения и правового основания.
- Зашифрованное тело, отдельная аналитика: тело сообщения хранится только в основной зашифрованной базе данных; аналитика «кто с кем» считывается из отдельной проекции, не содержащей тела сообщения.
- Удаление является фактическим: запрос на удаление по KVKK выполняется посредством физического удаления; медиафайлы очищаются на основе подсчёта ссылок.
- Каждый доступ оставляет след: информация о том, кто и когда просматривал архив, сохраняется в неизменяемом журнале аудита.
Чего WAGEM не делает
- Не отправляет сообщения. В коде отсутствуют функции отправки, ответа и реакции; уровень подключения также отклоняет эти вызовы в профиле архивирования.
- Историю не гарантирует. Сообщения после QR-кода точно попадают в архив; история до QR-кода поступает в пределах окна синхронизации устройства и по мере возможности. Мы не заявляем о «полном архиве истории».
- Не восстанавливает удалённые сообщения или сообщения за пределами окна синхронизации. Сообщение, удалённое у всех до подключения или не попавшее в окно синхронизации, не попадёт в архив.
- Это не официальный WhatsApp Business API. Business API не предоставляет историю, поэтому не подходит для этого сценария; WAGEM работает через «Связанные устройства», и WhatsApp может ограничить номер в соответствии со своими правилами. Режим только для чтения не сводит риск к нулю; поэтапный запуск и один сеанс на каждую линию снижают риск, но не устраняют его.
- Личные телефоны и личные линии не входят в область применения. Это не настройка, а проектное ограничение продукта.
- Не продаётся для индивидуального использования.
- Не создаёт правового основания. Текст информирования, форма согласия и политика хранения относятся к ответственности организации; WAGEM регистрирует и применяет их, но не заменяет.
Часто задаваемые вопросы
Что спрашивают перед принятием решения
Если вашего вопроса здесь нет, напишите нам. Если требуется переписка: для панели с несколькими операторами — WADesk, для отправки из вашей системы — WASMS, для кампаний с утверждёнными шаблонами — WaSend. Сравнение представлено на странице Продукты WhatsApp.
Архивируется ли переписка на личном телефоне сотрудника?
Нет. Архивирование выполняется только на устройствах и номерах, принадлежащих организации. Личный телефон и личная линия сотрудника не входят в область применения; это не настройка, а проектное ограничение продукта.
Может ли сотрудник исключить номер, переписку с которым он не хочет архивировать?
Да. Номера-исключения, например номера адвоката, членов семьи или медицинских учреждений, указываются до сканирования QR-кода; переписка один на один с этими номерами вообще не сохраняется и не оставляет следов в графе коммуникаций. В групповых чатах исключения не применяются; группа архивируется как есть с согласия сотрудника — владельца устройства.
Можно ли отправлять сообщения через WAGEM?
Нет. Платформа работает только в режиме чтения: сообщения нельзя писать или отправлять, не передаётся даже информация о прочтении, и вмешаться в существующую переписку невозможно. Для сценариев, требующих отправки сообщений, рассмотрите продукты WADesk, WASMS или WaSend.
Будет ли загружена история переписки до сканирования QR-кода?
По мере возможности. Поскольку WhatsApp использует сквозное шифрование, старой копии на сервере нет; при первой синхронизации после сканирования QR-кода поступает столько истории, сколько позволяет устройство, и этот объём зависит от устройства. Каждое сообщение после QR-кода точно попадает в архив. Мы не берём на себя обязательство архивировать всю историю.
Кто может просматривать архив?
Доступ распределяется по уровням организационной структуры: сотрудник видит только собственный архив, руководитель — архив своей команды, а администратор — данные всей организации. Окно согласия, список исключений и предусмотренное законом хранение служат фильтрами при каждом запросе. Каждый просмотр, поиск и экспорт записывается в неизменяемый журнал аудита.
Кто несёт ответственность с точки зрения KVKK?
Организация является оператором данных, а Tecmony — обработчиком данных. Определение архивируемых линий, информирование сотрудников и процесс получения согласия входят в обязанности организации; Tecmony обеспечивает техническую возможность их выполнения. При поступлении запроса на удаление данные удаляются физически.
Может ли WhatsApp заблокировать наш номер?
Такая вероятность существует. WAGEM работает не через официальный Business API, а через «Связанные устройства», и в пункте 7 нашего договора об оказании услуг прямо указано, что при использовании этого метода WhatsApp может ограничить номер. Режим только для чтения не сводит риск к нулю. Такие меры, как поэтапный запуск и один сеанс на каждую линию, снижают риск; отсутствие отправки любых сообщений также помогает, но не даёт гарантии.
Можно ли приобрести продукт для индивидуального использования?
Нет. WAGEM — решение для архивирования, предназначенное для организаций; оно не разработано для индивидуального или личного использования и не предоставляется для этих целей.
Обсудим ваши потребности в архивировании
Давайте вместе спланируем, какие линии войдут в область применения, процесс получения согласия и политику хранения; после этого выполняется техническая настройка.
Или свяжитесь с нами напрямую: +90 (216) 912 00 79[email protected]