WhatsApp-Produkte · Verknüpfte Geräte · Schreibgeschützt
Schreibgeschütztes Archiv für die geschäftliche WhatsApp-Kommunikation
WAGEM archiviert die WhatsApp-Korrespondenz auf unternehmenseigenen Leitungen mit ausdrücklicher Einwilligung des Mitarbeiters in einem zentralen Archiv. Nachrichten, Medien, Metadaten und Anrufprotokolle werden gespeichert; darüber wird keine einzige Nachricht versendet. Die Korrespondenz mit den vom Mitarbeiter zuvor gemeldeten privaten Rufnummern wird niemals gespeichert.
Ziel ist nicht die Überwachung, sondern das Unternehmensgedächtnis: Was wurde mit dem Kunden besprochen, welche Zusage wurde gemacht, welche Datei wurde versendet? Auch wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, verbleiben diese Aufzeichnungen im Unternehmen. Der Umfang wurde bewusst eng gefasst; im Folgenden führen wir die Grenzen einzeln auf.
Umfang
Was ist abgedeckt und was nicht?
Diese vier Grenzen sind keine Einschränkungen des Produkts, sondern Gestaltungsprinzipien. Auch im Code ist dies entsprechend umgesetzt: Es gibt keinen Aufruf zum Senden, und Einwilligung sowie Ausnahmen dienen bei jedem Lesezugriff als Filter.
Ausschließlich für die geschäftliche Nutzung
WAGEM ist eine Archivierungslösung für Unternehmen. Sie ist nicht für die individuelle oder private Nutzung konzipiert und wird nicht für diesen Zweck angeboten.
Ausschließlich unternehmenseigene Anschlüsse
Die Archivierung erfolgt auf Geräten und Rufnummern, die dem Unternehmen gehören. Das private Telefon oder der private Anschluss des Mitarbeiters ist nicht abgedeckt.
Private Rufnummern werden ausgeschlossen
Der Mitarbeiter meldet vor dem QR-Scan die privaten Rufnummern, deren Archivierung er nicht wünscht (Anwalt, Familie, Gesundheit). Die mit diesen Rufnummern geführte Eins-zu-eins-Korrespondenz wird niemals gespeichert und hinterlässt auch im Kommunikationsgraphen keine Spur.
Schreibgeschützt: Es werden keine Nachrichten gesendet
Über WAGEM können keine Nachrichten verfasst oder gesendet werden; nicht einmal eine Lesebestätigung wird übermittelt und in die bestehende Kommunikation wird nicht eingegriffen. Die Plattform speichert Inhalte lediglich und stellt sie zum Lesen bereit.
Warum?
Warum ein Unternehmensarchiv?
Unternehmensgedächtnis
Die Kommunikation mit dem Kunden bleibt an das Unternehmen und nicht an eine einzelne Person gebunden. Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen, geht der Verlauf der Kundenbeziehung nicht verloren.
Nachweis bei Streitigkeiten
Eine erteilte Zusage, ein übermittelter Preis oder ein geteiltes Dokument kann zusammen mit Datum und Inhalt aus dem Archiv vorgelegt werden. Das Prüfprotokoll hält außerdem fest, wer wann darauf zugegriffen hat.
Kontinuität bei der Übergabe
Der Mitarbeiter, der die Kommunikation übernimmt, sieht den bisherigen Verlauf und kann sie fortsetzen; der Kunde muss nicht alles von vorn erklären.
Prüfbare Aufzeichnungen
In Branchen, in denen die geschäftliche Kommunikation aufbewahrt werden muss, wird diese Pflicht zentral, mit beschränktem Zugriff und in prüfbarer Form erfüllt.
So funktioniert es
In fünf Schritten von der Mitarbeiterauswahl bis zur Prüfung
Ohne Einwilligung wird nichts gespeichert; auch der Code erzwingt diese Reihenfolge.
- Mitarbeiter wird ausgewähltAus dem Active Directory des Unternehmens oder manuell. Das Unternehmen legt fest, welche Anschlüsse archiviert werden.
- Datenschutzhinweis, Einwilligung und AusnahmelisteDer Mitarbeiter liest den Datenschutzhinweis, erteilt seine Einwilligung und gibt die privaten Rufnummern an, die nicht archiviert werden sollen.
- Verknüpfung per QR-CodeDer QR-Code wird über den Menüpunkt „Verknüpfte Geräte“ in WhatsApp auf dem unternehmenseigenen Telefon gescannt. Der Mitarbeiter verwendet sein Telefon weiterhin wie gewohnt.
- Die Archivierung beginntNach dem QR-Scan werden Nachrichten, Medien, Anrufprotokolle und Gruppennachrichten in das Archiv übernommen. Der Verlauf vor dem QR-Scan wird nur in dem Umfang übernommen, den das Gerät zulässt; dies wird nicht garantiert.
- Zugriff und PrüfungMitarbeiter, Führungskräfte und Admins sehen jeweils ihren eigenen Zuständigkeitsbereich; jeder Zugriff wird im Prüfprotokoll erfasst. Geht ein Löschantrag gemäß KVKK ein, werden die Daten physisch gelöscht.
Ansichten
Archiv-, Diagramm- und Kontaktansicht
Die Abbildungen stammen aus dem Produktivsystem; personenbezogene Daten wurden maskiert.
Archiv
Chatliste und unternehmensweite Suche
Der Mitarbeiter sieht seine eigenen Chats; der Admin kann unternehmensweit nach Nachrichtentext, Dateiname und -typ, Kontakt oder Telefonnummer sowie Datumsbereich suchen. Kontakte werden nicht mit der bloßen Rufnummer, sondern mit dem Namen aufgelistet, unter dem sie in WhatsApp erscheinen.
Kommunikationsdiagramm
Wer im Namen des Unternehmens mit wem spricht
Über welchen Mitarbeiter die Kundenbeziehung geführt wird, wo sich der Austausch konzentriert und an wen der Prozess bei einer erforderlichen Übergabe weitergeleitet wird, lässt sich aus diesem Graphen ablesen.
Kontakt 360
Die gesamte Kommunikation eines Kunden mit allen Mitarbeitern auf einem Bildschirm
Wenn eine Kundennummer ausgewählt wird, wird die gesamte Kommunikation dieser Person mit allen Mitarbeitern des Unternehmens zusammengeführt: welchem Mitarbeiter sie was geschrieben und wem sie welche Datei gesendet hat, einschließlich Zeitleiste und Mediengalerie. Wenn dieselbe Datei an zwei Mitarbeiter gesendet wurde, wird sie einmal gespeichert und an zwei Stellen angezeigt.
Funktionen
Was können Sie mit WAGEM tun?
Vom Beginn der Aufzeichnung nach Zustimmung des Mitarbeiters bis zur Suche nach einem früheren Gespräch befindet sich das WhatsApp-Gedächtnis des Unternehmens an einem Ort.
Einwilligungs- und Ausnahmeliste
Der Mitarbeiter sieht den Informationstext, seine Einwilligung wird erfasst und er gibt die Ausnahmenummern an; erst danach wird der QR-Code erzeugt. Einwilligung und Ausnahmen sind bei jedem Archivzugriff obligatorische Filter.
Nachrichten, Medien, Anrufe und Gruppen
Einzel- und Gruppenchats, gesendete Dateien, Anrufprotokolle (Richtung, beantwortet, Ergebnis) und Umfrageantworten werden archiviert. Der Eintrag einer mit „Für alle löschen“ gelöschten Nachricht wird nicht gelöscht; er wird als gelöscht gekennzeichnet.
Globale Suche und Kontaktnamen
Der Administrator kann unternehmensweit nach Text, Dateiname und -typ, Kontakt und Datumsbereich suchen. Kontakte werden mit ihren Namen aus WhatsApp angezeigt.
Kommunikationsgraph
Wer mit wem gesprochen hat: Mitarbeiter- und Kundenknoten, Kommunikationsintensität und die Person, die bei einer Übergabe zu berücksichtigen ist.
Kontakt 360
Die Kommunikation einer externen Person mit allen Mitarbeitern des Unternehmens: eine zusammengeführte Zeitleiste, eine Aufschlüsselung nach Mitarbeitern und die Dateien dieser Person.
Medienspeicher
Dateien werden inhaltsadressiert gespeichert: Unabhängig davon, an wie viele Personen dieselbe Datei gesendet wurde, wird sie nur einmal gespeichert und nach dem Löschen der letzten Referenz auch physisch gelöscht.
Zugriff gemäß Organisationsstruktur
Der Mitarbeiter sieht sein eigenes Archiv, die Führungskraft das Archiv ihres Teams und der Admin das Archiv des gesamten Unternehmens. Die Regel berücksichtigt nicht nur die Rolle, sondern auch den Teilbaum der Organisationsstruktur, das Einwilligungsfenster und Ausnahmen; Legal Hold hat Vorrang.
Unveränderliches Prüfprotokoll
Wer welche Nachricht oder welchen Kommunikationsgraphen angesehen, wonach gesucht und was exportiert hat: Das Protokoll kann nur ergänzt werden, wird verkettet signiert und kann nachträglich nicht geändert werden.
KVKK-Löschung: tatsächliche Löschung
Bei Eingang eines Löschantrags wird der Nachrichtentext physisch aus der Datenbank gelöscht, die analytische Projektion bereinigt und die Medienreferenz entfernt. Das Ausblenden durch eine Markierung gilt nicht als ausreichend.
Mitarbeiterauswahl über Active Directory
Wenn LDAP aktiviert ist, wird der Mitarbeiter aus dem Verzeichnis des Unternehmens ausgewählt; Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Abteilung und Position werden von dort übernommen. Ein Standardbenutzer kann über den Einladungslink seinen eigenen Eintrag einsehen und sein eigenes Gerät verknüpfen.
Erkennung „Mitarbeiter ausgeschieden“
Wenn ein Gerät von WhatsApp abgemeldet wird, zeigt das Administratorpanel dies an; der Zustand der Rufnummer und die Aktualität der Abdeckung werden über ein einziges Panel überwacht.
Sicherungen und Schlüsselrotation
Nachrichtentexte werden verschlüsselt gespeichert; der Verschlüsselungsschlüssel kann rotiert werden, Sicherungen werden regelmäßig erstellt, und wenn dies nicht geschieht, wird ein Alarm ausgelöst.
Datenschutz und Grenzen
Der KVKK-Rahmen und was WAGEM nicht tut
Bei einem Archivierungsprodukt ist die Frage „Was garantieren wir nicht?“ ebenso wichtig wie „Was tun wir?“. Die linke Spalte beschreibt den rechtlichen Rahmen, die rechte Spalte die Grenzen.
KVKK-Rahmen
- Rollen: Das Unternehmen ist der Verantwortliche, Tecmony der Auftragsverarbeiter. Die Festlegung der zu archivierenden Rufnummern, die Information der Mitarbeiter und das Einwilligungsverfahren liegen in der Verantwortung des Unternehmens; Tecmony ermöglicht die technische Umsetzung.
- Die Einwilligung kann widerrufen werden, Legal Hold nicht: Ob die Aufzeichnung nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters im Unternehmen verbleibt, hängt nicht von der Einwilligung ab, sondern von der vom Unternehmen gesondert definierten Richtlinie zu Aufbewahrung und Rechtsgrundlage.
- Verschlüsselter Nachrichtentext, getrennte Analytik: Der Nachrichtentext befindet sich ausschließlich in der verschlüsselten Hauptdatenbank; die Analytik dazu, „wer mit wem“ kommuniziert, wird aus einer separaten Projektion ohne Nachrichtentexte abgerufen.
- Die Löschung ist tatsächlich: Ein KVKK-Löschantrag wird durch physische Löschung erfüllt; Medien werden anhand der Anzahl ihrer Referenzen bereinigt.
- Jeder Zugriff hinterlässt Spuren: Wer das Archiv wann eingesehen hat, wird in einem unveränderlichen Prüfprotokoll festgehalten.
Was WAGEM nicht tut
- Versendet keine Nachrichten. Senden, Antworten und Reagieren sind im Code nicht vorgesehen; auch die Verbindungsschicht weist diese Aufrufe im Archivprofil zurück.
- Die Historie wird nicht garantiert. Nachrichten nach dem QR-Scan werden definitiv archiviert; der Verlauf vor dem QR-Scan wird im Rahmen des Synchronisierungsfensters des Geräts und nach bestem Bemühen abgerufen. Wir erheben keinen Anspruch auf ein “Archiv des gesamten Verlaufs”.
- Stellt keine gelöschten oder außerhalb des Synchronisierungsfensters liegenden Nachrichten wieder her. Nachrichten, die vor der Verbindung für alle gelöscht wurden oder außerhalb der Synchronisierung liegen, werden nicht in das Archiv aufgenommen.
- Es handelt sich nicht um die offizielle WhatsApp Business API. Da die Business API keinen Verlauf bereitstellt, eignet sie sich nicht für dieses Szenario; WAGEM arbeitet über ein verknüpftes Gerät, und WhatsApp kann die Rufnummer gemäß seinen eigenen Richtlinien einschränken. Der Nur-Lese-Betrieb setzt das Risiko nicht auf null; eine schrittweise Aktivierung und eine einzige Sitzung pro Leitung verringern das Risiko, beseitigen es jedoch nicht.
- Private Telefone und private Anschlüsse sind ausgeschlossen. Dies ist keine Einstellungsmöglichkeit, sondern eine Designgrenze des Produkts.
- Wird nicht für die private Nutzung verkauft.
- Schafft keine rechtliche Grundlage. Informationstext, Einwilligungsformular und Aufbewahrungsrichtlinie liegen in der Verantwortung des Unternehmens; WAGEM erfasst und wendet sie an, ersetzt sie jedoch nicht.
Häufig gestellte Fragen
Fragen vor der Entscheidung
Wenn Ihre Frage hier nicht beantwortet wird, schreiben Sie uns. Wenn Sie Korrespondenz führen möchten: WADesk für ein Panel mit mehreren Agenten, WASMS für den Versand aus Ihrem eigenen System und WaSend für Kampagnen mit genehmigten Vorlagen. Einen Vergleich finden Sie auf der Seite WhatsApp-Produkte.
Werden Nachrichten auf dem privaten Telefon eines Mitarbeiters archiviert?
Nein. Die Archivierung erfolgt ausschließlich auf Geräten und Rufnummern, die dem Unternehmen gehören. Das private Telefon und der private Anschluss des Mitarbeiters sind ausgeschlossen; dies ist keine Einstellungsmöglichkeit, sondern eine Designgrenze des Produkts.
Kann ein Mitarbeiter eine Rufnummer von der Archivierung ausschließen?
Ja. Private Rufnummern, etwa von Anwälten, Familienangehörigen oder aus dem Gesundheitsbereich, werden vor dem QR-Scan gemeldet; die mit diesen Rufnummern geführte Eins-zu-eins-Korrespondenz wird niemals gespeichert und hinterlässt keine Spur im Kommunikationsgraphen. Bei Gruppen-Chats gilt die Ausnahme nicht; die Gruppe wird mit der Einwilligung des Mitarbeiters, dem das Gerät gehört, unverändert archiviert.
Können über WAGEM Nachrichten versendet werden?
Nein. Die Plattform ist schreibgeschützt: Nachrichten können weder verfasst noch versendet werden, selbst Lesebestätigungen werden nicht übermittelt, und in bestehende Korrespondenz kann nicht eingegriffen werden. Für Szenarien, in denen Nachrichten versendet werden müssen, stehen die Produkte WADesk, WASMS oder WaSend zur Verfügung.
Werden frühere Nachrichten aus der Zeit vor dem QR-Scan übernommen?
So weit wie möglich. Da WhatsApp Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist, gibt es auf dem Server keine alte Kopie; bei der ersten Synchronisierung nach dem QR-Scan wird so viel Verlauf abgerufen, wie das Gerät zulässt, und dieser Umfang variiert je nach Gerät. Jede Nachricht nach dem QR-Scan wird definitiv archiviert. Eine Archivierung des gesamten Verlaufs sagen wir nicht zu.
Wer kann das Archiv einsehen?
Der Zugriff ist nach der Organisationshierarchie des Unternehmens gestaffelt: Mitarbeiter sehen nur ihr eigenes Archiv, Führungskräfte die Archive ihres Teams und Administratoren das gesamte Unternehmensarchiv. Einwilligungszeitraum, Ausnahmeliste und gesetzliche Aufbewahrung dienen bei jeder Abfrage als Filter. Jede Ansicht, Suche und jeder Export wird in einem unveränderlichen Prüfprotokoll festgehalten.
Wer trägt im Hinblick auf KVKK die Verantwortung?
Das Unternehmen ist der Verantwortliche, Tecmony ist der Auftragsverarbeiter. Die Festlegung der zu archivierenden Anschlüsse, die Information der Mitarbeiter und das Einwilligungsverfahren liegen in der Verantwortung des Unternehmens; Tecmony sorgt für die technische Umsetzbarkeit. Bei Eingang eines Löschantrags erfolgt eine physische Löschung.
Kann unsere Rufnummer von WhatsApp gesperrt werden?
Diese Möglichkeit besteht. WAGEM arbeitet nicht über die offizielle Business API, sondern über ein verknüpftes Gerät, und Artikel 7 unseres Dienstleistungsvertrags weist ausdrücklich darauf hin, dass WhatsApp die Rufnummer bei dieser Methode einschränken kann. Der Nur-Lese-Betrieb setzt das Risiko nicht auf null. Maßnahmen wie eine schrittweise Aktivierung und eine einzige Sitzung pro Leitung verringern das Risiko; dass keine Nachrichten gesendet werden, hilft ebenfalls, ist aber keine Garantie.
Ist WAGEM für die private Nutzung erhältlich?
Nein. WAGEM ist eine Archivierungslösung für Unternehmen; sie wurde nicht für die individuelle oder private Nutzung entwickelt und wird für diesen Zweck nicht angeboten.
Lassen Sie uns über Ihren Archivierungsbedarf sprechen
Lassen Sie uns gemeinsam planen, welche Anschlüsse einbezogen werden, wie das Einwilligungsverfahren gestaltet wird und welche Aufbewahrungsrichtlinie gilt; die technische Einrichtung erfolgt anschließend.
Oder kontaktieren Sie uns direkt: +90 (216) 912 00 79[email protected]